Responsable magasins et courrier

Missions :

• Encadrer et animer l’équipe de magasiniers (2,5 ETP) et coordonner les moyens des magasins (planning, évaluation, formation, gestion des conflits, recrutement en lien avec sa hiérarchie)

• Gérer et contrôler les mouvements de stocks.

• Coordonne l’approvisionnement des services de l’établissement en assurant la mise à disposition des produits et leur livraison (coordination des magasiniers et des chauffeurs en charge de l’acheminement vers les services)

• Planifier, organiser, piloter et superviser les activités du service

• Gérer le processus d’approvisionnement des magasins généraux : sourcing, optimisation coût délai qualité et référencement, demande de prix, veille commerciale, qualité, règlementaire

•  Organiser et contrôler les demandes, l’application des procédures, le respect du plan d’action achats et superviser les préparations des magasiniers

• Suivre l’activité des magasins, et analyser les informations des consommations, prendre des mesures correctives nécessaires

• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de projets internes ou en lien avec les projets institutionnels sur l’organisation des fonctions achats logistiques

• Participer en lien avec le service achat, aux évaluations sur la qualité des produits et du parc fournisseur

Activités :

Gestion du service et d’équipe :

• Animer et piloter une équipe

• Organiser, coordonner et répartir le travail de l’équipe en gérant les plannings et en allouant les ressources

• Accueil physique et téléphonique des unités/services, fournisseurs, prestataires, livreurs

• Evaluer et décider les priorités d’activité

• Participer aux activités des agents (polyvalence avec les agents)

Gestion des produits en stock et hors stock :

• Passation des commandes fournisseurs

• Edition des bons de commande

• Procéder à la vérification des bons de commandes et transmettre les bons pour signature au responsable N+1

• Réception physique qualitative, quantitative et informatique

• Gestion des réclamations

• Rattacher et vérifier les commandes avec les factures fournisseurs et apposer la mention service fait

• Travailler avec les cadres de santé/proximité les besoins, la nature des commandes et les délais

• Evaluation continue des stocks et gestion des approvisionnements

• Mise en place, négociation et mis à jour des dotations avec les cadres de santé / proximité

• Suivi des consommations, analyse et mise à jour

• Suivre et superviser au quotidien les livraisons, fournisseurs et transporteurs

• Réception des marchandises, contrôles des bordereaux de livraison, rangement des marchandises dans les différents magasins.

• Préparation et distribution aux différents services de l’établissement.

• Organisation et participation aux opérations d’aménagement de mobilier neuf au sein de l’établissement

Participation à la politique achat et à l’organisation de la logistique des magasins :

• Participation à la préparation et à l’élaboration des marchés : recensement et négociation des besoins, organisation et accompagnement du choix, orientation sur les critères…

• Suivi des marchés des produits du magasin général : être en relation avec le GHT, le service achat et les prestataires pour assurer la continuité de l’approvisionnement

• Organiser et écrire les processus et procédures du service, en lien avec les interlocuteurs internes et externes

• Participation à l’élaboration des stratégies d’optimisation des stocks, et flux logistiques

• Réalisation des mesures d’économie budgétaire, participation à la démarche qualité

• Mise en pratique de la démarche RSE et du SPASER du GHT

• Suivi du projet d’informatisation des commandes

• Application du plan d’action relatif à l’optimisation et à la performance d’approvisionnement logistique